Что нужно сделать, чтобы принять участие в конкурсе

Шаг первый. Составление рабочего плана.

Рабочий план должен соответствовать следующим критериям:

Для секции Коммуникационный менеджмент: план не должен быть более 4-х страниц.
Для секции Коммуникационные технологии: не более 3-х страниц.
Для секции Коммуникационный креатив: не более 2-х страниц.
Заявки должны быть напечатаны на бумаге формата А4 (21х29,7 см). Минимальный размер шрифта – 10 пунктов.
Используйте формат одной колонки (параграфа), все поля должны быть не менее 1.3 см.

Следующую информацию следует обозначить в верхней части рабочего плана, а не на отдельной странице.

Имя заявителя.
Организация заявителя.
Организация клиента или внешнего агентства (если есть).
Название заявки.
Секция и категория.
Время выполнения проекта.
Краткое описание заявки одним-двумя предложениями.

Рабочий план для секций «Коммуникационный менеджмент» и «Коммуникационные технологии»

Для написания рабочих планов секций 1 и 2 разработан следующий формат (включая заголовки):

Необходимость/возможность. На какую необходимость или возможность направлен проект? Следует четко описать проблемы, с которыми сталкивается организация, и обрисовать, как влияют эти проблемы на работу, репутацию, имидж, прибыль, участие и т.д. Дальше нужно выделить результаты любого официального или неофициального исследования в поддержку анализа данной необходимости или возможности.
Планируемая аудитория или аудитории. Определить основную аудиторию или любые другие аудитории. Каково настроение у аудитории? Какие ключевые характеристики аудитории учитывались, разрабатывая данное решение? Рассмотреть психографические и демографические характеристики. Описать любые исследования, которые были проведены с целевой аудиторией.
Цель и задачи. Цель описывает то, что должен был достичь проект в итоге. Можно выбрать две или три ключевые цели для подробного описания. Они должны совпадать с будущими нуждами организации. Задачи должны быть реалистичны и измеримы, и их функцией должна быть проверка результатов, таких как количество, качество, время, цена, проценты и др. критерии. Обычно эти измерения денежные, но не всегда. Если измерение не денежное, указать это в описании.
Обзор решения. Описать решение проекта и логику его принятия. Рассказать, зачем делалось то, что делалось. Решение должно демонстрировать мыслительный процесс, воображение и подход к решению проблемы. Описать, как были вовлечены заинтересованные стороны в разработку решения. Определить основные задания. Рассказать о тактике и коммуникационных средствах, которые были использованы. Определить свою роль в проекте и степень своей вовлеченности и ответственности.
Выполнение и проблемы. Определить бюджет проекта. Неважно, если бюджет небольшой. Следует показать, как эффективно использовались деньги. Обсудить временные рамки. Описать любые ограничения или проблемы, с которыми пришлось столкнуться, обговаривая и воплощая идеи. (Судьи ищут гибкость и способность решать проблемы и договариваться о решении). Рекомендуется отметить любые особые обстоятельства и обсудить свои действия.
Измерение/оценка результатов. Как оценивался результаты проекта? Каждый результат должен быть привязан к одной или нескольким задачам. Результаты должны быть оцененными, тщательными и убедительными. Оценка должна демонстрировать итоги.

Например, если кампания по связям со СМИ была предназначена для поддержки выпуска продукта, следует оценить итоговые показатели целей продаж или количество квалифицированных продавцов, нежели просто оценить количество клипов и впечатлений или эквивалент рекламной ценности (стоимости).
Если проблема заключалась в том, чтобы улучшать понимание вопросов сотрудниками, нужно показать, что их знания улучшились в результате реализованного коммуникационного плана

Рабочий план для секции «Коммуникационный Креатив»

Краткое содержание проекта. Дать обзор проекта. На какую необходимость или возможность бизнеса направлено решение?
Планируемая аудитория. Определить основную аудиторию или др. аудитории. Дать ключевые характеристики (потребности, предпочтения, демография и т.д.), которые учитывались при разработке решения. Описать любое исследование, которое проводилось с целевой аудиторией.
Задачи. Какие креативные задачи стояли перед представляемым проектом? Какого результата удалось достичь? Каким образом креативные задачи повлияли на необходимость или возможность бизнеса?
Ключевые темы/идеи. Какие идеи или темы было труднее всего передать? Представить основные темы или идеи.
Обоснование креатива. Обрисовать креативное решение и логику его принятия. Рассказать, почему делалось то, что делалось. Описать, как креативное решение демонстрирует интуицию и воображение. Определить свою роль в проекте, степень вовлеченности и ответственности.
Результаты. Каким образом были выполнили задачи представляемого проекта? Как креативное решение было направлено на необходимость или возможность компании? Продемонстрировать эффективность решения на примерах увеличения продаж, трафика, участия и др. исчисляемых результатов. Обсудить использованный бюджет и временные рамки и показать, насколько эффективно он был использован.

Для каждой заявки необходим свой рабочий план. Нельзя предоставляйть один рабочий план для более чем одной категории. Следует предоставить и электронную, и печатную копию рабочего плана. Предоставляемый CD должен быть подписан: имя заявителя, название заявки и организация заявителя.

Шаг второй. Подборка рабочих образцов

Рабочие образцы являются документальным подтверждением результатов Вашей работы, вещественным примером коммуникационного проекта. Рабочий образец может быть либо в электронном, либо в печатном виде. Например, это может быть письмо-рассылка, подкаст или веб-сайт. Просим присылать образцы самого высокого качества.

Важно: Если работа завершена от лица клиента, нужно приложить письменное разрешение на бланке клиента, подтверждающее роль разработчика и его согласие на предоставление этой заявки на рассмотрение. Также принимаются печатные копии электронного разрешения, подписанные клиентом.

Размер заявок

Все заявки должны быть сброшюрованы с максимальным диаметром пружины 2.55 см. Заявка должна быть отпечатана на бумаге формата А4.

Работа должна быть правильно организована и сокращена для корректного представления проекта. Не следует превышайть ограничений в размере. Поскольку предпочтение отдается сброшюрованным заявкам, заявки в папках или конвертах будут приняты, но их толщина не должна превышать одного дюйма. В противном случае заявка будет дисквалифицирована.

Единственным допустимым исключением может быть то, что часть рабочего образца, причем важная для заявки, например, видеокассета, книга или 3D устройство, превышают указанные размеры. В этом случае можно упаковать эту часть с рабочим образцом. Однако остальной материал должен отвечать требованиям.

Рекомендуется использовать ярлыки для отделения и обозначения различных секций заявки (например, бланк заявки, рабочий план, рабочий образец) с четким определением всех секций. Нельзя использовать скрепки и резинки.

То, что можно пробить дыроколом, не нужно складывать в пластиковые файлы, файлы - только для фотографий.

Следует использовать футляры для DVD,CD и видео, которые можно запечатать повторно. Все элементы заявки должны быть подписаны на случай, если они будут разделены. Когда заявка будет окончательно собрана, нужно подписать её или папку с заявкой и отправить ее соответствующему координатору Gold Quill Awards.

Технические особенности:

Электронные и цифровые работы должны быть доступны на программном обеспечении Windows или Macintosh.

Для веб-сайтов следует указать URL или IP-адрес сайта в заявке.

Для интранета или сайтов с ограниченным доступом необходимо приложить инструкцию - как зарегистрироваться на сайте, вместе с регистрационным именем или паролем. Если доступ будет проблематичен или если есть возможность того, что сайт может измениться после предоставления на рассмотрение, следует подумать о предоставлении видео «Путеводителя по рабочему образцу» (не более 5 мин) на CD-ROM.

Электронные заявки могут быть дисквалифицированы, если они содержат вирусы, если они повреждены или могут повредить компьютерные системы, используемые при судействе, или если судьи не могут установить рабочие образцы по приложенной инструкции. Рекомендуется приложить краткий обзор CD-ROM, DVD или др. электронных носителей (снимки с подписями, архив из выбранных сцен и т.п.) в рабочем образце.

Большие и/или тяжелые образцы (дисплеи, рекламные щиты, скульптуры и т.д.) присылать не нужно. Достаточно прислать цветные фотографии (размером не более 20.3х25.4 см) больших или тяжелых образцов.

Для периодики предлагается предоставить три последовательных выпуска в качестве одной заявки (в напечатанной и электронной версиях). Если издание выходит раз в полгода, достаточно двух выпусков. Для ежегодных публикаций, включая годовые отчеты, можно предоставить один выпуск на рассмотрение.

Необходимо указать частоту публикаций (раз в месяц, в квартал, в полгода и т.д.) в рабочем плане. Форматы публикаций следующие:

Журналы: напечатанные на прочной или гладкой бумаге, в основном формат А4, прошитые или связанные.
Газеты: напечатаны на газетной бумаге, в основном 40.6х58.4 см.
Таблоиды: отпечатаны на плотной или высококачественной бумаге, 30.5х35.6 см или более.
Письма-рассылки: напечатаны на газетной или блестящей бумаге, меньшего размера, чем газеты и таблоиды, объемом 4-8 стр. формата А4.
Фотографии предоставлять в заявке в том контексте, в котором она использовалась. Для печатных средств информации - печатный материал, где появилась фотография (предпочтительны вырезки). Для фотографий, используемых на дисплеях или досках объявлений или в других случаях, когда размеры велики, следует прислать фото всего проекта 20.3х25.4 см и одну оригинальную фотографию.
Программы и кампании. Следует предоставить полную, лаконичную заявку, которая иллюстрирует всю кампанию. Для того, чтобы сделать это, необходимо приложить наглядные образцы различных элементов программы - предоставить фотографии (не более 20.3х25.4 см) больших или объемных примеров.
Письменные образцы - приложить вырезку или другие свидетельства того, где появлялся образец. Для периодических очерков и колонок (категория 21), одна заявка должна включать в себя не менее трех образцов. Для сценариев (категория 21) следует предоставить напечатанные заявки формата А4.
Видеокассеты. Необходимо предоставлять программы в формате, соответствующем стандартным форматам (PAL, SECAM, NTSC) той территории, где они будут оцениваться.

Шаг третий. Заполнение заявки и оплата

Заполнить заявку и произвести оплату можно на сайте http://www.iabc.com/awards/gq/enter/ . Вы получите эл. письмо, подтверждающее оплату. Необходимо распечатать письмо и сделайть его копию. Отправить одну копию подтверждения оплаты вместе с самой заявкой координатору. Одну копию сохранить у себя. Координатором премии в России является Председатель Совета директоров КГ Point Passat Сергей Трофименко. Связаться с ним можно по телефону +7 (495) 795-0900 или по электронной почте.

Печатная копия рабочего плана вместе с копией эл. письма, подтверждения оплаты и рабочим образцом должны быть получены к указанному сроку координатором.

Следует заполнить все поля бланка заявки.

Имя заявителя - только одно имя. Это должен быть человек, который был в большей степени ответственен за разработку, управление и выполнение заявки. Имя заявителя на бланке должно совпадать с именем на рабочем плане. Невыполнение этого требования может привести к дисквалификации. (Если вы выиграете, с вами свяжутся по электронной почте, чтобы узнать, хотите ли вы добавить еще имена для награждения).
Организация заявителя - название организации.
Организация клиента или внешнего агентства: если представляемая работа выполнялась для сторонней организации, следует включить имя организации, для которой был разработан проект и/или внешнего поставщика (агентства). Также должно быть предоставлено одобрение проекта организацией на бланке компании вместе с заявкой.
Название заявки: следует выберрать название, которое точно описывает заявку.
Секция и категория: нужно указать номер секции и название (напр., секция 2, Коммуникационные технологии) и категории (напр., категория 19, Аудиовизуальные средства коммуникации)

Шаг четвертый. Передача информации координатору

Жители Азиатско-Тихоокеанского, Европейско-Ближневосточного или Африканского регионов, или предоставляющие заявку на испанском, французском или русском языке, должны отправлять информацю соответствующему региональному/языковому координатору.

Координатором премии в России является Председатель Совета директоров КГ Point Passat Сергей Трофименко. Связаться с ним можно по телефону +7 (495) 795-0900 или по электронной почте.

Копия заполненного бланка заявки, рабочий образец, две копии рабочего плана (электронная и печатная) и копия эл. письма, подтверждающего оплату, должны быть получены к указанному сроку координатором.

Незабудьте, что доставка требует времени, вся информация должна быть получена координатором до указанного срока.

Образцы и рабочие планы, присланные по электронной почте или факсом, не принимаются.

Заявки, отправленные в главный офис IABC, будут дисквалифицированы, деньги возвращены не будут.

Для предоставления заявок не из США нужно удостовериться, что на бланке заказа указана стоимость посылки 1 $ и что пересылаются бизнес-файлы.

Если необходимо указать стоимость посылки, все пошлины и налоги должны быть оплачены отправителем.